Sesión Número Ochenta y Ocho, Extraordinaria, del Concejo Municipal de Santo Domingo, celebrada a las Diecinueve horas, el día Jueves Diecinueve de Mayo del año dos mil once, en la Municipalidad de Santo Domingo, con la asistencia de los siguientes señores Regidores, Síndicos y Funcionarios Municipales. -----------------------------------------------------------------------------------
REGIDORES: Neftalí Moreira Ramírez, Presidente, Abel Gerardo Chacón Zamora, Vicepresidente, Hilda María Villalobos Palma, Roberto González Rodríguez, Maureen Solís Retana, Nuria Carmiol González, Propietaria, Eliécer Madrigal Méndez, Ingreso a las 19:22 horas, Jacqueline M. Córdoba Reyes.------------------------------------------------------------------------
SINDICOS Y DISTRITO: César E. Téllez Elizabeth, Distrito Primero, Propietario, Oslian Ernesto Castillo Solera y Luisa Villalobos Valverde, Distrito Segundo, Nautilio Vargas Umaña y Daris Felicia Zamora Méndez, Distrito Tercero, Luzmilda Murillo Rodríguez Distrito Cuarto, Mireya Rodríguez Jiménez y Randall L. Quesada Vargas, Distrito Quinto, María Isabel Cortés Rojas y Mario Alberto Zamora Solano, Distrito Sexto, Jorge Alberto Ramírez Ramírez y Runia Azofeifa Zamora, Distrito Octavo. ---------------------------------------------------------------------------
MIEMBROS AUSENTES: Carlos Zamora González, Mirania Zamora Zamora, Maricela Umaña Arce, Se excusa, José L. Zúñiga Méndez, Luis Paulino Campos Arguedas, María del Rosario León Sánchez------------------------------------------------------------------------------------------
FUNCIONARIOS MUNICIPALES: Licda. Laura Prado Chacón, Alcaldesa Municipal y Gabriela Vargas Aguilar, Secretaria Municipal.-------------------------------------------------------------------------
Comprobado el quórum se establece el siguiente orden del día:
artículo primero: ATENCIÓN A LA LICENCIADA SUSANA BRENES CASAS, AUDITORA MUNICIPAL.
El señor Presidente procede hacer la invocación. Solicita receso a las 19:15 horas, para que la Comisión de Obras, terminar de atender audiencias por espacio de 15 minutos.
La señora Alcaldesa procede a juramentar a los miembros de la Comisión de Accesibilidad, señores:
Regidora Jackeline Córdoba Reyes, Cédula de Identidad Número 1-1025-816
Sandra Vargas Aguilar, Cédula de Identidad Número 4-115-430.
Margarita Hernández Cano, Cédula de Identidad Número 4-137-466.
Esteban Segura Peñaranda, Cédula de Identidad Número 1-1013-110.
David Chacón Argüello, Cédula de Identidad Número 1-0907-0163, Comisión de Seguridad.
A las 19:35 se reinicia la sesión.
El señor Presidente da una cordial bienvenida a la Licenciada Susana Brenes Casas, Auditora Interna y le cede el espacio.
Licenciada Brenes Casas, indica.-,
“ Buenas noches señores Regidoras y Regidores, Síndicas y Síndicas, señora Alcaldesa y Público que nos acompaña.…, quiero hacer esta reseña o este resumen, porque muchas cosas inventan, que es que la auditora quiere, la auditora no es la que quiere, es la ley que exige las cosas, y yo no puedo pasar por encima de la ley. A continuación les detallo un resumen de los principales artículos más relevantes de dicha ley. El artículo N° 1, habla del contenido y ámbito de aplicación, esta ley, la Ley General de Control Interno, establece los criterios mínimos que deberán observar la Contraloría, los entes y órganos sujetos a su fiscalización, nosotros somos un órgano sujeto a fiscalización, tenemos un presupuesto mayor a doscientos millones de colones y por eso tienen auditor interno, toda institución que tenga un presupuesto de más de doscientos millones, debe tener por ley un auditor interno, el artículo N° 2, aquí es importantísimo hablar, para que ustedes entiendan muy bien, lo de las recomendaciones, aquí se habla de, jerarca, titular subordinado, ambiente de control, variaciones del riesgo y actividad de control, para no leer todo, porque es complicado, a groso modo es así, aquí el máximo jerarca es el Concejo Municipal en pleno, que significa, ningún regidor por aparte es jefe, ningún regidor por aparte puede dar órdenes, ellos son un órgano colegiado que expresa su voluntad de acuerdo a los acuerdos que se emiten, en ese sentido, la auditoría interna, y así debería ser todo lo demás, pero en especial la auditoría interna, solo se mueve y solo toma acciones si el Concejo Municipal mediante acuerdo se las envía o la instruye, quién es la administración activa?, la administración activa,-, siguiendo con el asunto del jerarca, el jerarca a nivel administrativo de todos los funcionarios administrativos, de la señora alcaldesa para abajo, dependen de la alcaldesa municipal, actualmente tenemos la figura del vicealcalde que fungirá como alcalde cuando la señora no este, en sustitución de la alcaldesa, quienes son los titulares subordinados, los titulares subordinados, son la alcaldesa, los vicealcaldes, los directores, los jefes de departamento, los jefes intermedios, que significa titular subordinado, se los voy a leer textualmente: “Funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones”, en este sentido cuando ustedes vean todas las recomendaciones pendiente, van a ver la falta de autoridad que ha existido aquí, y todo el enredo, porque para unas cosas son jefes, pero para otras no, en aquel momento desde el periodo de don Raúl, para atrás, en unas cuestiones el alcalde actuaba en otras no, entonces ha habido un “arroz con mango”, que se supone, que de aquí en adelante, se va arreglar, los titulares subordinados son de la señora alcaldesa para abajo, los que tienen algún tipo de autoridad y tienen poder en la toma de decisiones; el ambiente de control, son todos aquellos conjuntos de factores del ambiente que deben establecerse para mantener un mínimo en el control interno. Que es la valoración de riesgo?, la valoración de riesgo, es aquello, que les he venido diciendo, desde que entre a este concejo y desde el año 2007 que yo entre, que es valoración de riesgo?, es decir que riesgo tiene cada proceso por si se llega a dar determinada situación y para que los objetivos de la institución se cumplan, aquí no existe valoración de riesgo, no existe ni siquiera valoración de riesgo, aquí se actúa, desde que yo entre, aproximadamente hace cuatro años “apagando fuegos”, aquí no se puede planificar, aquí se actúa, con el día a día, por una serie de factores, de hace no 8 años, yo diría que de toda la vida de la municipalidad, aquí se actúa apagando fuegos, y aquí hasta la fecha se ha querido hacer, con todo respeto el dicho tico, “de tripa chorizo”, o sea se quiere sacar de lo poquito que se tiene mucho y no se puede, definitivamente ya la municipalidad a nivel de estructura organizacional, está colapsada, luego se habla de las actividades de control, que son políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad para llevar a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría y la auditoria interna, esto es importantísimo hablarlo, esto es para mí vital, tanto para ustedes como regidores, para los señores síndicos y para la señora alcaldesa, artículo N° 6, dice, “Confidencialidad de los denunciantes y estudios que originan la apertura de procedimientos administrativos. La Contraloría General de la República, la administración y las auditorías internas, o sea todos, no es que nada más la auditoría guardarán confidencialidad respecto de la identidad de los ciudadanos que presenten denuncias ante sus oficinas. Desde que yo llegué se reglamentó, la auditoría, se reglamentó el proceso de denuncias, aquí he tenido el gran problema de que viene un vecino, digamos que un vecino tiene problema con otro vecino e inmediatamente le están avisando el vecino al otro y vienen a reclamarme, por eso muchas veces yo he tenido que salir de aquí para poder atender denuncias, porque la gente para que le guarde la discrecionalidad, prefiere que yo vaya a la casa o que me vea en el parque o donde sea, eso no puede ser, aquí no hay discrecionalidad, a pesar de que ahora estoy en la oficina del fondo que se supone que es más privada, aquí a mí permanentemente me tienen sumamente controlada, aquí se pregunta a qué hora llego, a qué hora salgo, si llegue, a qué hora salí y uno no puede estar trabajando así, o sea la auditoría se nombra para vigilar controlar y fiscalizar, no para que la vigilen, controlen y fiscalicen, con respecto a la confidencialidad de los denunciantes, aquí hay algo muy importante que decir, la garantía de confidencialidad establecida en el presente artículo debe ser garantizada en todo momento y no se encuentra sujeta ningún límite temporal ni al termino y comunicación del informe correspondiente, yo en el transcurso de estos años he recibido dos denuncias, por gente que se le han abierto órganos pidiéndome, quién fue que lo denunció, y a mí absolutamente nadie, a no ser que sea por un proceso penal, un juez de la república me puede pedir copia de esa denuncia, si no hay consecuencias penales para las personas, no hay forma de que yo pueda entregar la denuncia, ni yo ni ustedes ni nadie, no es solamente la auditoría, porque hasta la fecha se maneja solamente la auditoría, con respecto a esto, quiero hacer un paréntesis y pedirle tanto a los señores del Concejo como a la señora alcaldesa , lo siguiente, hace poquito se presentó una ciudadana, del cantón a ponerme una denuncia, ella me hace el comentario que hace tiempo se lo comentó a un funcionario de la institución, yo voy y hablo con él funcionario de la institución, me dice que no, parece que todo se dio a nivel verbal y cuando el muchacho me responde, doña Laura el me respondió hace dos días, le pone copia a doña Laura, porque él dice que le copia porque esas son las directrices de la alcaldía, si yo fuera la alcaldesa, pues obviamente todo lo que se vea a nivel administrativo necesito que me lo informen , sin embargo en esos casos no se puede informar, porque aunque él no pone el nombre de la persona ni nada, es algo digamos, que le quita tiempo a doña Laura, es gastar papel, y luego bien que mal, él menciona en la denuncia de que urbanización e se trata, y la denuncia la recibe la secretaria de doña Laura, no sabemos quién más está ahí, la ven, entonces ese tipo de cosas, yo le pediría doña Laura que usted le explique a ellos, que sí, deben informarle todo, pero en cuestiones de denuncias, cundo yo les mande a pedir algo, me mandan solamente la respuesta a mí, en este caso, a la señora yo le voy a mandar, no copia de lo que él está mandando, sino le voy a mandar a decir, lo que el señor dice, y que ya ella ponga el trámite por escrito, pero yo entiendo que ellos tienen la directriz de que todo debe de informarse, y a veces, digamos, como que, ellos tergiversan, porque ellos no saben delimitar esto. También la auditoría, recuerden recibe denuncias anónimas, obviamente, cuando yo recibo una denuncia anónima, le puedo dar trámite o no, por qué?, porque quién me va a llegar a reclamar a mí, que no la atendí, no hay forma. La responsabilidad del sistema de control interno, esto es importantísimo, dice: “serán responsabilidad del jerarca, o sea de ustedes como Concejo Municipal y del titular subordinado, o sea doña Laura, el Vicealcalde, los jefes, los directores, establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional, asimismo será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento” estos, durante estos últimos cuatro años ha sido casi nulo, aquí la gente como que actúa por amenaza, aquí no actúan con sentido común y por sana practica administrativa, aquí, es importante entonces aclarar, que la administración activa son todos ustedes y yo soy el órgano fiscalizador, yo soy el brazo derecho de la Contraloría General de la República, luego vienen los deberes del jerarca y de los titulares subordinados en este sistema de control interno que aquí prácticamente no existe se los voy a leer textualmente, “ Tomar de inmediato las medidas correctivas ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades.” Este documento son puras desviaciones e irregularidades que se han venido diciendo desde el año 2007, y ha dormido el sueño de los justos, a pesar de que yo he estado dando seguimiento, yo mando esto una vez al año, no, también lo he venido diciendo verbalmente y por escrito durmiendo el sueño de los justos, el inciso c), indica, “Analizar e implementar, de inmediato las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, “ el sistema de información, importante este punto, porque aquí los sistemas de información…, cuando se habla de sistemas de información la gente cree, que son sistemas informáticos, es todo aquel sistema manual o informático que se lleve, aquí los sistemas de información son casi nulos, inclusive actualmente, la señora alcaldesa y ustedes mismos, y los mismos síndicos se han encontrado que la gente anterior son como fantasmas, no dejan informe de fin de gestión, no hay archivos o sea, yo no entiendo, por lo que tengo entendido, cada vez que sale un Concejo, síndicos, o alcaldes, es muy fácil cuando ya salen decir, no el alcalde lo perdió, es muy fácil achacarle la culpa al que no está, en eso yo quisiera que ustedes se cubran, las espaldas desde ahora, a todos les he recomendado que tienen que entregar un informe de fin de gestión al 30 de abril de 2016, vayan guardando los acuerdos más importantes, vayan haciéndose un archivo, porque obviamente después de cuatro años se quieren volver loco, en el caso de ustedes son 6 o 5 años, entonces vayan guardando toda es evidencia, con respecto a los sistemas de información de la municipalidad, dice “deberá contarse con sistema de información que permitan a la administración activa tener la gestión documental institucional, entendiendo esto como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y posteriormente recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en organización, en el desarrollo de su actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados”. Este punto es importantísimo, más que esta actualmente en el tapete de la administración actual, “establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional, de conformidad con lo señalado el ordenamiento jurídico técnico,” actualmente está vacía la plaza del archivo institucional, porque la antigua persona se fue, porque se pensiono, obviamente, ustedes saben que antes las plazas se llenaban sin ningún procedimiento y con pocos requisitos, ya sabemos inclusive que después de esta ley que se promulgo en julio del 2002, ya a las personas se les pide requisitos, actualmente el manual de puestos de esta institución, tengo entendido que lo que pide es un bachiller en educación secundaria, aunque eso es lo que dice, aunque aquí todos los manuales y reglamentos también han dormido el sueño de los justos en el Concejo Municipal desde el año 2007 y que don Jorge Iván, ex abogado interno del Concejo Municipal desconozco si los reviso o no los reviso, porque desde el 2007 cada vez que vengo, recuerdo lo de los reglamentos, porque son múltiples reglamentos, empezando por el de funcionamiento interno del trabajo, aquí todo esta desactualizado, pero aunque este desactualizado, existe la ley de archivo nacional, que desde el año 90, que indica que como mínimo el personal que esté a cargo de una archivo institucional debe ser como mínimo técnico en la archivística, aquí no pueden meter un bachiller en secundaria, una secretaria, bibliotecólogo, ahora que es el problema señores, vieran la base de ese puesto, qué profesional en archivística se va a venir a trabajar con ese salario, de ahí la importancia de un tema que vamos a tratar que es el asunto de reestructura que lo vamos a tocar más adelante, aquí es importante que la persona que se contrate, como es una plaza fija, que se contrate y que se le explique que de aquí a un corto plazo de un año a dos años el salario se va arreglar, esa es la fe. Con respecto al seguimiento del sistema de control interno que también tiene que ver con una recomendación pendiente, indica, esto tiene que ver con la administración del alcalde para abajo, dice “ que la administración activa realice por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable,”, pero para no buscar culpables y echar gente, sino para detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus objetivos, señores, esto se tenía que hacer desde el año 2003, desconozco quien estaba en esos años 2003, 2004, 2005, 2006 llego yo en el 2007, se hicieron de la vista gorda, 2008,2009, en el 2010 le vuelvo a recordar a don Raúl, y estamos en el 2011 y yo espero que de aquí al 31 de diciembre 2011, doña Laura efectué la autoevaluación que corresponde a este año, es anual, yo siempre les he ofrecido la ayuda, yo hable con don Raúl para darle todo, pero como siempre, aquí todo se estancó, a doña Laura le ofrezco ayudarle con esa autoevaluación, porque sería la primera vez que se hace, con mucho gusto yo les puedo ayudar, pero es una cuestión que es propia de la administración. La administración no participa en la autoevaluación de la auditoría, yo tengo mi propia autoevaluación cada corte en el mes de diciembre, en este mismo artículo de seguimiento de los sistemas de control, “que sean implementados los resultados de las evaluaciones periódicas que realizan la auditoría interna y la Contraloría” y La ley pone un término no es que Susana Brenes la auditora interna pone un término, dice, “dentro de los 10 días siguientes hábiles a su notificación”, continuamos con las competencias de la auditoría, que esta es una parte súper importante, ya yo esa parte se la comente a doña Laura, porque aquí a los empleados municipales les ha costado mucho entender, que la auditoría es un mundo aparte de la administración, aquí dice competencias de la auditoría, “asesorar en materia de su competencia, al jerarca del cual depende, quién es mi jerarca?, el Concejo, a quién asesoro yo?, al Concejo, “además advertir a los órganos pasivos que fiscaliza,” cuáles son los órganos pasivos que fiscaliza?, el concejo , la alcaldía , las dependencias, el Comité de deportes, las juntas administrativas, como ustedes pueden ver el universo auditable es muy amplio y en mi planeación estratégica yo indico, muy bien, que yo con costos, llego a cubrir el 5% del universo auditable, “sobre las posible consecuencias de determinadas conductas o decisiones cuando sean de su conocimiento”, o sea yo no tengo una bolita mágica, más bien se hace demasiado con lo que se les advierte, o sea cuando sea de mi conocimiento yo inmediatamente les advierto a quien tenga que advertir, en la contraloría en un seminario, en pocas palabras nos dijeron, señores auditores no se metan donde no los llaman, porque hay auditores que se meten en cosas, yo no puedo estar coadministrador ni estar diciendo contraten a este, no contraten a este, pero sí puedo decir, no contraten porque no tiene el requisito, y es una ilegalidad , eso sí lo puedo decir, tengo que autorizar obviamente todos los libros que llevan las diferentes entidades, algo importante, la dependencia orgánica y regulaciones administrativas aplicables a los auditores, “el auditor interno y el su auditor interno de los entes y órganos sujetos a esta ley dependerán orgánicamente del máximo jerarca, quien los nombra y establecerá las regulaciones de tipo administrativo que le serán aplicables a dichos funcionario. Las regulaciones de tipo administrativo, mencionadas no deberán afectar negativamente la independencia funcional y de criterio del auditor,” que significa independencia funcional, significa que yo soy independiente en mis funciones yo sé que hago primero yo sé que hago después, de acuerdo a mi plan de trabajo y que significa independencia de criterio, significa independencia de criterio, que yo tengo un criterio que no puede tener injerencia política y de ningún tipo de injerencia personal y nada de eso, las regulaciones de tipo administrativo no deben afectar negativamente la actividad de la auditoría interna, los funcionarios de la auditoría interna ejercerán sus atribuciones con total independencia y funcional y de criterio respecto al jerarca y de los demás órganos de la administración activa
el personal de las auditoría internas dependerán única y exclusivamente del auditor interno, con respecto a la protección del personal de la auditoría, ustedes han escuchado que yo pedí, este año y el año pasado, fondos en servicios jurídicos, porque hay asuntos en los que perfectamente los abogados institucionales inclusive el abogado externo me puede ayudar y echar la mano en algunos trabajos, pero hay otros que no conviene, porque son cosas que se tienen que iniciar en contra de la administración, o en contra de un concejo o en contra de un comité´, entonces no puede, ser posible, sería juez y parte, no se puede, por eso es que la auditoria contrata los servicios por fuera, con respecto a la protección al personal de la auditoría dice, ”cuando el personal de la auditoria en el cumplimiento de sus funciones se involucre en un conflicto legal o un a demanda, la institución dará todo su respaldo tanto jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su resolución final”, o sea si yo tengo un problema por un informe o hacen una demanda en el ejercicio de mis funcionas la municipalidad tiene que responder de su propio peculio, Articulo 27 Asignación de recursos a la auditoría interna, el jerarca, en este caso el concejo municipal, deberá asignar los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para que la auditoría interna pueda cumplir su gestión, la auditoría interna ejecutará su presupuesto conforme lo determine sus necesidades sus necesidades para cumplir su plan de trabajo, el concejo municipal y esto quiero que quede claro, porque el año pasado ustedes venían empezando y aquí ha habido mala práctica, quienes me piden a mí me el presupuesto de la auditoría son ustedes, Concejo Municipal por medio de un acuerdo, una vez que yo lo envío, yo estoy en la obligación de formularlo bajo la técnica de los presupuesto, profesionalmente de conformidad con el plan de trabajo, una vez que se ha asignado el presupuesto, la auditoría interna debe tener libertad para ejecutar su presupuesto conforme lo dicte sus necesidades para cumplir su plan de trabajo, en esta parte yo quiero mencionar y decir, que, gracias a Dios en este Concejo se me ha dado todo el apoyo en cuanto a los recursos, sé que me quisieran dar más pero yo también entiendo, que aquí no solo la auditoría existe, que hay toda una administración activa que tiene que funcionar, y que para muchos la auditoría es un mal necesario, uno podría decir no produce, tal vez no se produce dinero pero, si se produce que no haya despilfarro o por lo menos se paran muchas situaciones que no deberían darse y en caso que no existiera el auditor, no se podrían paralizar, con respecto a los recursos humanos, yo lo que les he manifestado a ustedes, y lo vuelvo a manifestar aquí en Concejo Municipal, Susana le hace falta personal?, esa pregunta ni se pregunta, una verdadera auditoría debería tener su secretaria, su chofer, su vehículo, su asesor legal, su ingeniero civil, su auditor de sistemas, o sea , aquí estamos jugando de casita por el momento, pero que, estamos empezando y yo no puedo pretender tener un departamento, jamás, aquí vamos poquito a poco, yo esperaría que de aquí a que ustedes salgan, por lo menos hayan, una dos o tres personas conmigo, siempre y cuando, primero se arregle la escala salarial, yo no voy a traerme personal a trabajar conmigo, con esos salarios, pera que me duren , tres meses y se me vayan, para que me tomen experiencia y se me vayan, como nos está pasando, hoy precisamente, me avisaron que el Ingeniero del Acueducto, renunció, yo tengo cuatro años, creo que han pasado como seis ingenieros, el actual ingeniero del acueducto, es un excelente elemento, se nos va porque le duplican el salario en otro lugar, y esa es la historia que he escuchado durante estos cuatro años, ustedes podrían decir, seguro se quedan los mediocres, seguro es que se quedan los malos, Con respecto a todo esto, si necesitamos de vedad hacer algo con la escala salarial en el tiempo que yo tengo, han habido dos intentos, pero siempre ha habido gente, dentro de la administración, que lo ha atrofiado, porque aquí, la alcaldía no tuvo el liderazgo que debió haber tenido, y cuando lo tuvo, el Concejo Municipal se le opuso, no vamos a decir, que todo fue don Raúl, el Concejo Municipal anterior, también tuvo su culpa, ya que existía rencillas, entre los miembros de los diferentes partidos políticos. Yo personalmente, como auditora los felicito, a pesar de que esta vez hay cuatro fracciones representadas, son un ejemplo, son gente madura, si tienen que discutir, lo discuten afuera, pero aquí no vienen a hacer ridículos. Con respecto a la asignación de recursos, yo debo de reconocer a tres ex regidores del Concejo anterior, a doña Rommy, a don Randall y a don Alfonso, que siempre me apoyaron en la capacitación externa, y el año pasado a todos ustedes que me apoyaron, porque aquí siempre ha sido un problema, cuando he salido del país, porque aquí no ha existido cultura, aquí creen que el empleado municipal, no merece capacitación externa, en mi caso, yo lo he justificado, porque gracias a Dios, al Manual de Norma de Auditoría, me ampara a dicha normativa, y como práctica todos los auditores municipales, auditores del gobierno, van una vez al año a un congreso latinoamericano, voy a participar, ya doña Laura firmo la orden de compra y todo, pero yo le digo, no solamente el auditor debería salir, como es posible que don Raúl en cuatro años nunca saliera, como es posible que los regidores en cuatro años ninguno de ellos fue a otro país, es importante ir a otros países y ver como se trabaja, pero aquí por la mentalidad mediocre, por la mentalidad envidiosa que existe no quieren que nadie progrese, yo los invito y espero que ojala se lleve a cabo el asunto con República Dominicana, que se viene hablando desde el año pasado y que se contemple en este nuevo presupuesto extraordinario, dinero para viáticos al exterior, que valoren bien esto legalmente, todos tienen derecho, síndicos, regidores, vicealcaldes, alcaldes, que algunos empleados dejen de ser como tan corrientes como sucedió en el año 2009, que don Randall Madrigal no deja mentir, todo el ridículo, todo el espectáculo, que se dio todas las sesiones que se habló de este tema, definiendo si yo iba o no iba a Perú, porque uno de los regidores decía, que si era en Panamá, o en Nicaragua, si me mandaban, pero como era en Perú no, vean hasta donde llego la mezquindad, y la ignorancia, yo estoy eternamente agradecida, por los tres ex regidores que mencione, fomenten esas capacitaciones, gracias a ese viaje que hice el año pasado, ahora ustedes lo van a ver en ese informe, se llevó una de las capacitaciones sobre tecnologías de información y de ahí me agarre para hacer el informe que acabo de presentar en el mes abril sobre tecnologías de información, yo si he aprovechado, los congresos, yo no me voy a tomar guaro ni hacer ridículos, yo hasta el día de hoy, así como me comporto aquí, me comporto en todo lado, ningún auditor interno de otra institución puede decir, vimos a la auditora borracha, etc…, me comporto como lo que soy, la auditora interna de la Municipalidad de Santo Domingo de Heredia, con respecto a los recursos de transporte, aquí fueron tan mezquinos, y vuelvo a repetir , Randall, que esta, atrás no me deja mentir, todo el espectáculo que ciertos regidores y unos empleados municipales, le montaron a don Raúl, para que ese pobre señor pudiera andar en un carro decente, ni siquiera fue decente, porque ni siquiera se lo aprobaron con cuatro puertas, o sea. don Raúl si bien es cierto, tuvo una labor deficiente, en un 50% fue culpa, el otro 50% fue culpa de ex regidores que no lo apoyaron y de personal interno que le hizo la vida imposible, me preguntaran, porque en cuatro años no abrió un órgano y mando a Raúl al Tribunal Supremos de Elecciones, porque, yo también fui consciente lo que le costó llevar a cabo la administración, uno tiene que estar inmerso en este ambiente y definitivamente le hicieron la vida imposible, y tras de eso don Raúl no tenía ese liderazgo o autoridad que se requiere para ejercer una alcaldía municipal, porque si se hubiese actuado con el hígado aquí estaría aquí más de uno, gracias a Dios tenemos a una persona que tiene otro tipo de liderazgo, que tiene que imponerse , que tiene que decir, aquí quien manda es el alcalde siempre y cuando este dentro del ámbito legal y que vaya poniendo orden y el que no se adapte que se vaya, aquí hay cacique desde hace 20 años, y esa gente hay que ponerla en su lugar, con respecto al tema de transporte, ustedes saben que yo utilizo mi carro ustedes, son testigos adonde he llegado hablar con ustedes, de que mi carro lo ocupo para todo, y yo necesito que me definan que va a pasar con lo del vehículo, sé que el año pasado se aprobaron diez millones, supuestamente cinco millones para un vehículo de uso de la auditoría y otro para la administración, estamos a junio 2011 , prácticamente y no se han comprado los vehículos, yo a doña Laura le pido que se proceda, los fondos están aprobados, ya se saben para que están destinados y que por lo menos para el otro año, yo recomiendo que se compre un vehículo como tiene que ser para la alcaldía municipal, porque ese vehículo que usa doña Laura no es de la alcaldía municipal, es de uso oficial pero lo usa obviamente la alcaldía. Quiero constarle que esta semana, fui convocada, por la Contraloría General de la Republica, para hacer un estudio de segundo piso, esto es, que escogen seis o siete auditores y nos mandan a llamar y trabajamos en conjunto, no fui a la reunión, porque pedí vehículo y no hay vehículo, y también doña Laura quero pedirle especialmente, que revisen el Tracker, porque andar en eso es un atentado y a mí no me van a mandar en ese vehículo, yo por lo menos ese no lo voy a utilizar, necesito que tomen un acuerdo , a ver que pueden hacer para que me ayuden con lo del asunto del transporte, dentro de los deberes del auditor, dice, debe colaborar en todos los estudios que la Contraloría lee pida, administrar de manera eficaz y eficiente y económica, los recursos del proceso del que sea responsable. Esto es importante, aquí muchos funcionarios se han enojado, porque si la auditoría pide diez millones y gasta diez millones, no les gusta, porque aquí son felices que quede superávit. No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, guardar la confidencialidad de los casos y acatar las disposiciones de la Contraloría General de la República, esta parte ya la comente con doña Laura, porque aquí no entienden, dice potestades, aquí se quiso dar un robo, se hace un operativo, doña Laura da la directriz de que nadie puede entrar a las dependencias, obviamente doña Laura da la orden, llego a la tesorería por un asunto de auditoría y no me permiten entrar, es importante que las potestades del auditor son: potestades, libre acceso en cualquier momento las 24 horas del día , los siete días de la semana, a todos los libros archivos, los valores cuentas bancarias y los documentos de entes y órganos sujetos a su competencia institucional, el auditor interno podrá acceder para sus fines en cualquier momento a las transacciones electrónicas que constan en archivos y en sistemas electrónicos que realicen los bancos y otras instituciones para lo cual la administración deberá facilitar los recursos que se requieran, la administración debe facilitar los recursos, dentro de las cosas que traigo, necesito que el Concejo Municipal saque un acuerdo, don Raúl lo había mandado como dos veces, donde se indique las excepciones de la auditoría, solicitar a cualquier funcionario, en forma en condiciones y plazos razonables y de cualquier nivel jerárquico la colaboración asesoramiento y facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna y dentro de o las otras potestades, cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de sus competencias de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. Terminamos con informes dirigidos al jerarca, cuando el informe de auditoría este dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, sobre la implantación de las recomendaciones. En este momento a doña Laura lo que le toca ejecutarlas ya esto está tomado desde años anteriores. Las causales de responsabilidades administrativa, si bien es cierto el Concejo Municipal salió hace una año y don Raúl tiene escasos dos o tres meses de haber salido, tienen responsabilidad de cinco años, el hecho de que todavía la auditoría no haya empezado con ciertas gestiones es por la falta de presupuesto para servicios jurídicos, una vez que estos sean aprobados en el presupuesto N° 2 se procederá, como a derecho le corresponde.
El artículo 42 indica, que las sanciones previstas en esta ley serán impuestas por el órgano ostente la potestad disciplinarias en los entes y órganos sujetos a esta ley sean atribuidas a diputados, regidores y alcaldes municipales, magistrados del Poder Judicial y del Tribunal Supremo de Elecciones, contralor y subcontralor generales de la república, defensor de los habitantes de la República y defensor adjunto, regulador general y procurador general de la república, así como directores de instituciones autónomas en lo que les sea aplicable se informará de ello al Tribunal Supremos de Elecciones , a la Corte Suprema de Justicia, al Consejo de Gobierno y a la Asamblea Legislativa, para que conforme a derecho se proceda a imponer las sanciones correspondientes. Esto es un leve repaso de lo que es la Ley General de Control Interno, este es el informe que se está prestando. Se transcribe informe.
Resumen Ejecutivo
Producto del seguimiento de recomendaciones que esta auditoría interna tiene programado dentro de su plan de trabajo para el primer semestre del año 2011, se presenta el siguiente informe.
Recomendaciones pendientes de implementar por parte de la Administración Activa Municipal del Cantón de Santo Domingo de Heredia, con corte al 31 de diciembre de 2010.
Para el conocimiento tanto del Concejo Municipal como de la señora Alcaldesa, es importante mencionar que todas las recomendaciones pendientes de acatar por la administración activa desde el año 2007 hasta la fecha, fueron aceptadas tanto por el Concejo Municipal como por la Alcaldía, por lo que procede de inmediato es su implementación, conforme lo define la Ley General de Control Interno en el artículo 12 incisos b y c, a la fecha los objetivos de atención propuestos por la Administración han generado resultados contrarios a lo esperado. En concordancia con lo que establece la Ley General de Control Interno en su artículo 12 y 17 referidos a la responsabilidad del Jerarca y seguimiento del sistema de control interno, y para el seguimiento de los acuerdos que ha tomado el Concejo Municipal, durante el periodo que va del 01 de julio de 2007 al 31 de diciembre de 2010, en torno al acatamiento por parte de la administración activa para la implantación de las recomendaciones, esta Auditoría Interna, solicita en el plazo de 30 días hábiles posterior al conocimiento de la totalidad de los pendientes en forma oficial, mismos que en su mayoría han sido comentados a la señora Laura Prado, actual Alcaldesa, se indique las acciones tomadas para atender cada una de las recomendaciones pendientes de aplicar así como las que se encuentran en proceso de implementación, conforme lo dicta la Ley General de Control Interno. Es importante recordar, como es del conocimiento de ustedes que la ejecución del plan de trabajo del primer semestre del año 2010, fue presentado en el mes de julio del año 2010 y que lo ejecutado durante el segundo semestre del año 2010, se les presentó en el mes de diciembre de 2010.
Se debe tener presente el artículo 39 de la Ley General de Control Interno que reza lo siguiente:
Artículo 39. - Causales de responsabilidad administrativa. (...) El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. Asimismo, cabrá responsabilidad administrativa contra el jerarca que injustificadamente no asigne los recursos a la auditoría interna en los términos del artículo 27 de esta Ley. El jerarca, titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley.Del artículo anterior, resulta claro que las actuaciones tendentes a debilitar el sistema de control y que producen una afectación negativa en la gestión de la Auditoría Interna, estaría sujeta a las responsabilidades y sanciones que dispone el ordenamiento jurídico. También es importante mencionar que esta Auditoría Interna se ha pronunciado en múltiples ocasiones tanto en forma escrita como en forma verbal sobre dichos seguimientos. En todo momento la Auditoría mantuvo informado al Concejo anterior como al actual, así como al señor ex alcalde y de los asuntos más relevantes como el caso RECOPE, denuncias pendientes y el asunto de las Prohibiciones visto por la Contraloría General de la República, a la señora Alcaldesa, esto dentro del mes de febrero 2011, así como de supuestas anomalías en la contratos de personal por servicios especiales, recalificaciones, marcas de reloj, uso de activos institucionales, entre otros temas. Todos los informes que esta Auditoría ha trasladado al Concejo Municipal desde el año 2007 hasta la fecha, para su conocimiento y aprobación han sido recibidos y aceptados en su totalidad, por lo que reitero son de aplicación inmediata. En este informe me permito dejar manifiesto que muchas de las recomendaciones acogidas por el Concejo anterior que se debieron haber aplicado por la Administración, vinieron a hacerse efectivas hasta que entró el nuevo Concejo Municipal, que tuvo el compromiso de asumir los pendientes del Concejo anterior y la firmeza suficiente para ordenar a la administración la aplicación inmediata de las recomendaciones pendientes. Así en concordancia con lo que establece la Ley General de Control Interno en su artículo 12 y 17 referidos a la responsabilidad del Jerarca y al seguimiento del sistema de control interno, y para el seguimiento, me permito detallar a ustedes el estado sobre el resultado del seguimiento aplicado a recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna e informadas a la Administración Activa.
DETALLE DEPENDIENTES
Anexo N°1 Estado del seguimiento de las disposiciones pendientes giradas a la Municipalidad de Santo Domingo de Heredia por parte de la Contraloría General de la República de Costa Rica con corte al 31 de diciembre de 2010.
Anexo N°2 Estado del seguimiento de las recomendaciones pendientes giradas por esta Auditoría Interna durante el año 2009, con corte al 31 de diciembre de 2010.
Anexo N°3 Estado del seguimiento de las recomendaciones pendientes emitidas por la Auditoría Externa practicada durante el año 2009 sobre los estados financieros correspondientes al año 2008, con corte al 31 de diciembre de 2010.
Anexo N°4 Estado del seguimiento de las recomendaciones pendientes formuladas emitidas por esta Auditoría Interna, durante el periodo que va del 01 de julio de 2007 al 31 de diciembre de 2008, que se encuentran pendientes de cumplimiento al 31 de diciembre de 2010.
Anexo N°5 Estado del seguimiento de las recomendaciones pendientes dadas por la Auditoría Interna durante el año 2010, con corte al 31 de diciembre de 2010.
ANEXO N° 1 | ||||
ESTADO | DE LAS DISPOSICIONES EMITIDAS POR LA CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA AL 31-12-2010 | |||
N° de Informe | Asunto | Disposiciones Emitidas | Estado | Observaciones |
- | ||||
DFOE-SM-8-2009 | Informe sobre el estado de los sistemas contables de las municipalidades y concejos municipales de distrito | 4.2. Al Alcalde Municipal Diseñar un plan de acciones para corregir las deficiencias señaladas en el punto 2 de este informe relacionadas con el sistema contable, de acuerdo con las debilidades atinentes a la Municipalidad o Concejo Municipal de Distrito a su cargo, el cual deberá presentarse a esta Contraloría General, a más tardar el 29 de enero de 2010, Dicho plan debe incluir un cronograma con las actividades por realizar, los funcionarios responsables de su ejecución, el plazo máximo para su cumplimiento, que no debe extenderse más allá del 30 de diciembre de 2011, los recursos necesarios y el seguimiento que va a realizar esa administración municipal para la implementación de cada una de las acciones propuestas. | En proceso de cumplimiento | Vence su implementación el 3 2011 |
ANEXO N° 2 | ||||
ESTADO DE LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA AUDITORIA INTERNA EN EL 2009 PENDIENTES DE APLICAR AL 31-12-2010 | ||||
N° de Informe | Asunto | Recomendaciones Emitidas | Estado | Observaciones |
A. 1-032-09 | Solicitud de audiencia al Concejo Municipal para informar sobre las NICSP como servicio de asesoramiento al Jerarca por parte de la Auditoría Interna. | La audiencia se solicita con el fin de hacer del conocimiento al Concejo Municipal y a algunos funcionarios administrativos, sobre la importancia de la remisión a la Contabilidad Nacional antes del 31 de julio de 2009, sobre el plan de acción para la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público. | Pendiente | Al 31-12-2009 como hasta el último día de labore; anterior 30-04-2010, dicho Concejo dejó pendiente esta |
A. 1-051-09 | Solicitud al señor Alcalde de copia certificada del informe sobre la investigación preliminar del caso de las donaciones de RECOPE 2008, misma que según el abogado director Lic. Pablo Álvarez tuvo que extender a partir del año 2002. Solicitud de copia del resultado del proceso administrativo de CBZ. Solicitud del procedimiento elaborado para la no acumulación de vacaciones. Solicitud del avance del | • | Pendiente por parte de la Alcaldía excepto por el caso CBZ | Al 31 de diciembre de 2010 y hasta el último día de labores del señor » ex alcalde, esto quedo sin atender. |
A.I-075-09 | Informe sobre medidas de control interno en materia de modificaciones presupuestarias del año 2008, solicitado por la CGR, | A la fecha no se ha enviado a esta Auditoría Interna el acuerdo donde se conoce dicho informe, | Pendiente al 31-12-2009 por el Concejo anterior. El actual Concejo conoció del asunto en julio de 2010. | Al 31-12-2010 quedo pendiente de entrega. |
Recomendación al hallazgo N°l: Debilidades en la documentación y archivo de las variaciones presupuestarias en la Dirección Financiera Implantar, comunicar y vigilar el procedimiento de archivo para documentar las variaciones presupuestarias, desde que se originan en la solicitud hasta que se validan en el SIPP, por parte de la Administración Activa. | Pendiente por parte de la Dirección Financiera | De acuerdo al oficio de la Alcaldía OF-ALM-3 78-2009 recibido por la Auditoria el 14-12-09. | ||
Recomendación al hallazgo N°2: Inconsistencias en el texto de los acuerdos del Concejo Municipal donde se aprobaron variaciones presupuestarias Revisar en la Secretaría del Concejo Municipal que el texto de los acuerdos coincida con la documentación que los soporta y al recibo del mismo en la Dirección Financiera se revise el texto con el fin de corregir de inmediato cualquier dato que no sea el correcto. | Pendiente por parte de la Dirección Financiera y la Secretaría del Concejo | De acuerdo al oficio de la Alcaldía OF-ALM-3 78-2009 recibido por la Auditoría el 14-12-09. | ||
Recomendación al hallazgo N°3: Remisión de la fórmula de la modificación presupuestaria al señor Alcalde por parte de la Dirección Financiera Revisar con la Asesoría Legal que documentos y fórmulas se deben utilizar para el envió de la modificación presupuestaria a la Alcaldía. | Pendiente por parte de la Alcaldía | El señor ex alcalde al 31/12/2010, indicó que lo estaban viendo | ||
Recomendación al hallazgo N°4: Solicitud de modificaciones presupuestarias a la Dirección Financiera en forma apresurada, sin planificación y no detallada, por parte de funcionarios de otras direcciones y departamentos Reglamentar todo lo atinente a la presentación de las modificaciones presupuestarias y capacitar a la brevedad posible a los funcionarios involucrados. | Pendiente por parte de la Dirección Financiera | De acuerdo al oficio de la Alcaldía OF-ALM-3 78-2009 recibido por la Auditoría el 14-12-09. | ||
Recomendación al hallazgo N°5: Mantenimiento y actualización del Sistema de Información de Presupuestos Públicos SIPP Reglamentar por parte del superior jerarca, los procedimientos internos para el registro o la incorporación y la validación de los datos requeridos por el SIPP, que contemplen, entre otros aspectos, las responsabilidades de las unidades y funcionarios que intervengan en ellos, con el fin de garantizar que la información a incluir en el Sistema sea exacta, confiable y oportuna. | Pendiente por parte de la Dirección Financiera | De acuerdo al oficio de la Alcaldía OF-ALM-378-2009 recibido por la Auditoría el 14-12-09. | ||
• | Recomendación al hallazgo N°6: Incumplimiento del artículo 14 del Reglamento sobre variaciones al presupuesto de los entes y órganos públicos, municipalidades y entidades de carácter municipal, fideicomisos y sujetos privados Estudiar y aprobar por parte del Concejo Municipal, la reglamentación interna que le presente la administración activa, que permita el trámite interno de formulación, aprobación y ejecución de las modificaciones presupuestarias, conforme con la normativa emitida al respecto con fundamento en el bloque de legalidad. | Pendiente por parte de la Alcaldía y el Concejo | Al 31 de diciembre de 2010, esta Auditoría no tiene conocimiento si la Administración ya envió al Concejo Municipal la reglamentación requerida. | |
A.I-086-09 | Solicitud al Concejo Municipal sobre la verificación del cumplimiento del artículo 27 y artículo 39 de la Ley General de Control Interno, con respecto a los recursos solicitados por la Auditoría Interna para la ejecución del Plan de Trabajo para el año 2010. | Pendiente por parte del Concejo Municipal. | Al 31 de dciembre de 2009 y 2010 y hasta el último día de labores del Concejo anterior nunca dio respuesta. | |
# | ||||
A.1-089-09 | Solicitud al señor Alcalde sobre que acciones va a tomar la administración activa con respecto al ordenamiento salarial publicado en la Gaceta N° 117 del 18 de junio de 2009. | El fin es que el impacto en las finanzas municipales no se deje en su totalidad a la próxima administración activa y al próximo Concejo Municipal. | Pendiente por parte de la Alcaldía. | Tanto al 31-12-2009 como al 31-12-2010, el ex alcalde no dio respuesta. |
A.I-047-09 y A. 1-112-09 | Informe sobre la Planeación Estratégica de la Auditoría Interna para los años que van del 2010 al 2014. | A la fecha no se ha enviado a esta Auditoría Interna el acuerdo del Concejo, donde se conoció dicho informe el pasado 24 de junio de 2009. | Pendiente por parte del Concejo anterior. El Concejo actual conoció esto en julio de 2010. A la fecha se encuentra pendiente de entregar a la Auditoría Interna dicho acuerdo. | |
ANEXO N° 3
ESTADO DE LAS RECOMENDACIONES POR LA AUDITORÍA EXTERNA EN EL, 2009 PENDIENTES DE APLICACIÓN AL 31-12-2011
N° de Informe | Asunto | Recomendaciones Emitidas | Estado | Observaciones |
Carta de Servicios Constructivos de la Auditoría Externa practicada a los Estados Financieros del año 2008. | Recomendación # 1: Toda conciliación realizada debe ser revisada y aprobada por el superior inmediato. Incluir en toda conciliación firmas de “Hecho por” y “Revisado por”. Definir una política por escrito de los cheques pendientes de pago y/o cambio, y brindar el debido seguimiento. Establecer por escrito un procedimiento y/o flujo de operación de la revisión bancaria | En proceso de cumplimiento | ||
Recomendación # 2: Se recomienda a la administración velar por el cumplimiento del Reglamento de Tesorería | En proceso de cumplimiento | |||
Recomendación #4: Que la adminstración evalúe la posibilidad de tomar en consideración la segregación de funciones, porque en nuestro criterio Recursos Humanos, es el que se debe encargar de las planillas | Esta siendo analizada por la Administración. | La Auditoría Interna ha coincidido y externado la misma recomendación desde julio 2007. | ||
Recomendación # 5: Es responsabilidad de la Administración General el dotar de herramientas adecuadas para hacer más eficiente y rápida esta actividad de planillas con la dotación urgente de un sistema informático o software que reúna las bases de seguridad y respaldo de la información, donde el Departamento de Recursos Humanos realice la actividad y Contabilidad supervise, registre y controle tales datos. | Pendiente por parte de la Alcaldía. | |||
Recomendación # 7: Invitamos a la administración a revisar y actualizar el proceso de aumento salarial. Igualmente con relación al perfil de puestos estos deben actualizarse y redefinir responsabilidades técnicas, operativas y desarrollo organizacional, en función del nivel jerárquico e institucional. Realizar a lo interno un estudio comparativo salarial con otros municipios de igual tamaño y hacer los ajustes pertinentes. Sugerimos a la administración crear una Comisión Ad hoc que revise todos estas situaciones para que ajuste los salarios según los perfiles de puestos, para que el salario sea competitivo con otras posiciones similares en otros municipios, para beneficio del personal. | En proceso de cumplimiento | Esto se trato de realizar durante estos últimos cuatro años en dos ocasiones | ||
Recomendación # 9: La administración debe verificar las gestiones adminstrativas que han hecho los responsables de cobro para evitar que se exceda el plazo de cinco años de prescripción que establece el Código Municipal | Pendiente por parte de la Alcaldía | |||
Recomendación # 10: 1- Invitamos a la Administración a actualizar o en su defecto a implementar el Reglamento y Manual de Procedimientos de impuestos y servicios, que incluya el manejo, control y cobro de arreglos de pago. 2- Proponer por parte de la Alcaldía un cronograma de revisión y seguimiento de cobros y arreglos de pago. | Pendiente por parte de la Alcaldía | |||
Recomendación #11: 4- Toda la documentación debe ser necesariamente refrendada con las correspondientes firmas, para sentar responsabilidades en caso de que proceda | Pendiente por parte de la Alcaldía | |||
Recomendación # 12: 2- Sugerimos realizar una Auditoria de sistemas con el objeto de dotar a esta área de un sistema de informática o software que le brinde información más adecuada para el seguimiento de estas cuentas. | Pendiente por parte de la Alcaldía | La auditoría interna realizó una auditoría en el año 2011 sobre el cumplimiento de las Normas atinentes a las tecnologías de información. No obstante esto no sustituye la auditoría general de sistemas. | ||
Recomendación # 13: 1- Sugerimos a la Administración la aplicación a la mayor brevedad de un inventario total de bienes a una fecha de corte e inventariar como mínimo una vez al año todos los bienes en todas las bodegas y rendir un informe completo de esos bienes al Consejo Municipal con la supervisión de Auditoria Interna. 2- Invitamos a la Administración para adquirir e implementar un sistema de informática o software para que maneje todas las variables de inventario permanente y temporal en las bodegas, producto del levantamiento e inventario total de bienes. 3- Realizar un procedimiento o política para tratamiento de pérdidas, desechos y vencimientos del inventario, atención a mercancías de muy baja rotación. 7- Cuantificar y valorar el inventario existente y registrarlo en forma separada en los estados financieros. 8- Realizar ajustes necesarios para registrar pérdidas, obsolescencias y vencimientos de mercancías y retiros de inventarios. 9- Toda situación que afecte inventarios o cualquier activo debe ser tema de solución pronta por parte de los responsables, de acuerdo a su posición jerárquica, le corresponde a la Administración fijar estas prioridades para solución inmediata, por ser activos del Municipio, los cuales se deben resguardar, custodiar y administrar eficientemente, igualmente los registros deben ser prácticos, funcionales y transparentes sobre los mismos. 10- Cualquier mejora en inventarios de la Institución debe comenzar por una determinación de la Administración, enteramente responsable del estado del inventario, no se justifica el estado de estos bienes administrados. 11- El programa de trabajo de auditoria interna debe destacar estas debilidades y denunciar en forma pronta y oportuna para corrección inmediata. 12- No es comprensible que un levantamiento de inventario se este llevando desde el año pasado (2008) y no se haya iniciado formalmente o se tenga el informe de ejecución. | En proceso | |||
9- Toda situación que afecte inventarios o cualquier activo debe ser tema de solución pronta por parte de los responsables, de acuerdo a su posición jerárquica, le corresponde a la Administración fijar estas prioridades para solución inmediata, por ser activos del Municipio, los cuales se deben resguardar, custodiar y administrar eficientemente, igualmente los registros deben ser prácticos, funcionales y transparentes sobre los mismos. 10- Cualquier mejora en inventarios de la Institución debe comenzar por una determinación de la Administración, enteramente responsable del estado del inventario, no se justifica el estado de estos bienes administrados. 11- El programa de trabajo de auditoria interna debe destacar estas debilidades y denunciar en forma pronta y oportuna para corrección inmediata. 12- No es comprensible que un levantamiento de inventario se este llevando desde el año pasado (2008) y no se haya iniciado formalmente o se tenga el informe de ejecución. | Esta siendo analizada por la Administración. | La Auditoría Interna ha dado seguimiento al tema de inventarios y de ahí la importancia del examen a los estados financieros del periodo 2008. | ||
Administrados. | ||||
Recomendación # 16: Recomendamos a la Administración que se dé prioridad al levantamiento del inventario y plaqueo que se está realizando actualmente para que pueda tener un control más efectivo sobre los activos de la entidad y así lograr que las partidas correspondientes en sus estados financieros revelen su razonabilidad. | En proceso de cumplimiento | |||
Recomendación #17: a- Mejoramiento de los Auxiliares existentes llevados por Contabilidad, levantamiento de un inventario de bienes, planta y equipos. | En proceso de cumplimiento | |||
b- Adquisición de un sistema o software para llevar el levantamiento de un Inventario de Activos Fijos y adquisición de nuevos activos, consistente para el registro y resguardo de esos datos, así mismo se puedan llevar en forma eficaz Depreciaciones y desgastes de bienes, pérdidas y retiros de bienes. | Pendiente | |||
Recomendación # 18: a- Dotar de un plan general de modernización de Sistemas y programas de cómputo. b- Dotar de un plan de implementación y de dotación de equipos de cómputo. | Pendiente | De acuerdo a lo indicado por el señor ex alcalde al 31-12-2010, se encuentran analizando la situación. | ||
Recomendación # 19: Invitamos a la Administración, a la realización de un estudio de necesidades de flota vehicular para cambios y reposiciones, para cubrir necesidades operativas. | En proceso | |||
Recomendación # 20: a- Sugerimos como prioritario actualizar los valores de Terrenos y Edificios del Municipio. b- Recomendamos a la Administración una revisión y actualización de los valores consignados en Bienes, planta y equipo. | En proceso de cumplimiento | Se realizó un levantamiento de calles al 31-12-09 | ||
Recomendación # 21: Sugerimos a la administración considerar los siguientes aspectos: | ||||
a- Mejoramiento de los Auxiliares existentes llevados por Contabilidad, levantamiento de un inventario de bienes, planta y equipos. | En proceso de cumplimiento | |||
b- Adquisición de un sistema o software para llevar el levantamiento de un Inventario de Activos Fijos y adquisición de nuevos activos, consistente para el registro y resguardo de esos datos, asimismo se puedan llevar en forma eficaz Depreciaciones y desgastes de bienes, pérdidas y retiros de bienes. | Pendiente | |||
c- Mantener al día los activos vehiculares en el Registro Nacional. | En proceso de cumplimiento | |||
Recomendamos que se proceda en forma inmediata a realizar los trámites pertinentes para la desinscripción de automotores que ya no pertenezcan a la Municipalidad o que hallan sido destruidos o dados de baja, para evitar inconvenientes posteriormente. | En proceso de cumplimiento | |||
Recomendación # 23: Sugerimos a la Administración, refrendar con firmas cada acta realizada, asimismo completar las actas existentes caso de la Sesión treinta y ocho, tener muy claro que cada acta debe contener como mínimo visto bueno de la Auditoria Interna, como filtro de control, además, revisar el orden de exposición del acta para incluir un Capitulo o apartado donde se realicen Hallazgos, denuncias importantes de la Auditoria Interna, y el seguimiento, o que se ha realizado sobre determinado caso. | En proceso de cumplimiento | Con respecto al visto bueno en cada acta por parte de la Auditoría Interna, no es una sana práctica en la Adminstración Pública. Para eso la Auditoría Interna autoriza la apertura y cierre del libro de actas y podrá realizar los estudios que considere pertinentes de acuerdo a su juicio. | ||
Recomendación # 24: Es función de la Administración atender e investigar toda queja o solicitud de usuarios y brindar una respuesta pronta, máxime si se trata de manejos de dineros, en cuanto al personal que entrega menos vuelto como aquel que no realiza bien la función. También recomendamos la implementación y formación de una Contraloría de Servicios que les permita, tanto al usuario como al trabajador, realizar sus denuncias y a la administración reconocer en que debe mejorar el servicio. | Esta siendo analizada por la Administración. | La Auditoría Interna ha coincidido y externado la misma recomendación desde julio 2007. | ||
Recomendación # 25: Si se inició en el 2008 algún tipo de levantamiento de información y cantidad de activos y a la fecha de nuestra visita aún no se presenta formalmente un documento, esto que requiere acción, ha demorado demasiado en ser una herramienta eficaz de control, solicitamos a la administración resolver esta situación con celeridad. | En proceso de cumplimiento | |||
Recomendación # 26: Realizar un levantamiento de niveles de seguridad y responsabilidad, empezando por definir quiénes ingresan a la bodega y para que efectos, prohibir el ingreso en forma absoluta a personas que no tienen relación directa sobre el manejo y control de los inventarios. | En proceso de cumplimiento | |||
Realizar un levantamiento de los materiales obsoletos y realizarse un ajuste para eliminar de libros declarando si es del caso posibles pérdidas. | Pendiente | |||
Recomendación # 27: De la observación de la evaluación del sistema de control interno del área de información y sistemas se confirma lo siguiente: | ||||
1- Sugerimos la realización de un estudio integral de sistemas de informática, tendiente a verificar las necesidades de las áreas más importantes de la organización como son: Área contable y Financiera, Recursos Humanos, Inventarios, Activos Fijos Bienes Planta y Equipos, Tesorería (Cajas y Bancos). | Pendiente por parte de la Alcaldía | |||
2- Dotación y puesta en marcha del Sistema informático para el levantamiento de inventarios de materiales y suministros. | Pendiente por parte de la Alcaldía | |||
3- Dotación y puesta en marcha de Sistema de Informática para el desarrollo del Inventario de Bienes Planta y Equipos. | Pendiente por parte de la Alcaldía | |||
4- Considerar la reubicación del Centro de Cómputo o en su efecto acondicionar el área como mínimo de mejoras para subsanar las deficiencias en seguridad con que cuenta, cambio de cerraduras, cerrar el lugar, dotar de aire acondicionado y otros para la protección del equipo y servidores. | Pendiente por parte de la Alcaldía | |||
5- Aumentar de implementos adecuados para extinción y detección de fuegos. | Pendiente por parte de la Alcaldía | |||
6- Dotar de una bitácora para el registro de todas las intervenciones que se realicen fuera de horas laborales dentro de las instalaciones del Centro Cómputo, por técnicos de mantenimiento o de funcionarios. | Pendiente por parte de la Alcaldía | |||
7- Redefinir claves de usuario y responsables. | Pendiente por parte de la Alcaldía | |||
8- Iniciar con el desarrollo y ejecución de una auditoria de sistemas tendiente a puntualizar áreas con debilidades y optimizar operaciones. | En proceso de cumplimiento | La auditoría interna realizó una auditoría en el año 2011 sobre el cumplimiento de las Normas atinentes a las tecnologías de información. No obstante esto no sustituye la auditoría general de sistemas. | ||
9- Implementar el uso de una bitácora o control de actividades de mantenimiento y optimización, actualización del equipo por parte del personal o técnicos de mantenimiento. | Pendiente por parte de la Alcaldía | |||
Recomendación # 28: 1- Sugerimos iniciar con una efectiva segregación de actividades. | En proceso de cumplimiento | |||
2- Invitamos a la definición de autoridad, poder y actuación. | Pendiente por parte de la Alcaldía | |||
3- Recomendamos que se realice un estudio de Clima Organizacional a nivel de la Institución. | Pendiente por parte de la Alcaldía | |||
Recomendación # 29: 1- Invitamos a la Administración, a revisar e implementar de inmediato el Sistema Específico de Valoración del Riesgo y revisar normativa existente. 2- Por el estado de las Tecnologías de Información, implementar y poner en operación Normas técnicas para la gestión y control de las tecnologías de información. | Pendiente por parte de la Alcaldía | La Auditoría Interna ha insistido en el cumplimiento de esta normativa así como otra vinculante emitida por la CGR, pero a la fecha no ha habido acatamiento por parte de la Administración Activa |
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